5 مرحله برای ایجاد یک پورتال (پرتال) سازمانی

طراحی پورتال سازمانی

طبق مطالعه ای که توسط Office Vibe در ماه مارس 2016 انجام شد، نشان داده شد که 65% شرکتهایی که حدودا 20 کارمند دارند پورتال (پرتال) سازمانی ندارند. در این تحقیق که 1000 شرکت در آن مورد بررسی قرار گرفتند، بیش از 40% این شرکتها که نهایتا250 نفر کارمند داشتند نیز فاقد پورتال (پرتال) سازمانی بودند. و این درصد برای شرکتهایی که بیش از 500 نفر کارمند داشتند به 20% کاهش یافت

همانطور که مطالعه کردید رابطه مستقیمی بین درصد استفاده از پورتال (پرتال) سازمانی و بزرگی شرکت ها بود : شرکتهای بزرگ مشتریان پروپا قرص استفاده از پورتال (پرتال)های سازمانی هستند. اما چرا ؟ این به این دلیل است که سازمانهای بزرگ مایلند شیوه های خود را استاندارد سازی کرده و همچنین روابط داخلی و ارتباطات انسانی خود را بهبود بخشند. سفارش طراحی پورتال (پرتال) به تمام سازمانها و ارگانهای کوچک و بزرگ کمک میکند که بخوبی با مشکلات رویارویشان برخورد کنند.

طراحی پورتال (پرتال) سازمانی در واقع ایجاد یک بستر مشترک سازمانیست که به کلیه کارمندان آن شرکت یا سازمان اجازه میدهد که بر اساس رتبه و حیطه ی شغلی خود به اطلاعات دسترسی داشته باشند.

و اما 5 مرحله برای داشتن یک پورتال (پرتال) سازمانی موفق و بدرد بخور چیست ؟

1-    تحلیل و توضیح نیازهایتان : اهداف استراتژیک خود را تعریف کنید.چرا میخواهید یک پورتال (پرتال) سازمانی در شرکت خود داشته باشید؟ برای پیدا کردن جواب باید مشکلات اصلی خود را بشناسید. آیا برای بهبود ارتباطات داخلی شرکت، یافتن سریعتر اطلاعات و همچنین افزایش بهره وری میخواهید گام بردارید؟ هر چه که نیازهای شرکت خود را در طراحی پورتال (پرتال) بشناسید طراحی پورتال (پرتال) موفق تری خواهید داشت. نمیتوان بدون اطلاع از اندازه پروژه، سفارش طراحی پورتال (پرتال) سازمانی خود را دهید.

2-    طراحی پورتال (پرتال) سازمانی : برای طراحی پورتال (پرتال) ابتدا ساختار اصلی و قوانین اصلی مدیریت را تعریف کنید. در مرحله ی دوم آنچه را که میبایست در صفحه ی اصلی پورتال (پرتال) مشخص شود تعیین کرد.

3-    تغییر وضعیت : این مرحله به موازات مرحله ی طراحی پورتال (پرتال) انجام میشود. برای مدیریت بهتر و نوآوری مفید در شرکت خود میبایست یک برنامه ی ارتباطی با راه اندازی یک پورتال (پرتال) سازمانی تنظیم کنید. همچنین پس از آن میبایست یک برنامه ی آموزشی جهت استراتژی استفاده از پورتال (پرتال) سازمانی ایجاد کنید. و حتما پس از بارگذاری رسمی مرتبا پورتال (پرتال) را پیگیری کنید.

حمایت از کارمندان در زمانهای تغییر و تحول اتوماسیونهای شرکت همواره ضروری بوده اما در شرایط اضطرار همواره از اهمیت بیشتر نیز برخوردار خواهد بود.

4-    تحقق : در مرحله ی تحقق طراحی پورتال (پرتال)، بصورت مقدماتی پورتال (پرتال) طراحی شده نصب میشود. گروه های پشتیبانی شما را از نحوه ی عملکرد پورتال (پرتال) آگاه میکنند. اغلب در این مرحله است که پورتال (پرتال) آزمایش کیشود و تنظیمات تعریف میشود و حتی فرایندهای جدید نیز افزوده میشود. پس از تایید تمام این تغییرات ما به مرحله ی آخر یعنی راه اندازی پورتال (پرتال) میرسیم.

5-    راه اندازی پورتال (پرتال) : سرانجام وقت آن رسیده که به همه ی کارمندان خود دسترسی به پورتال (پرتال) سازمانی را بدهید و همچنین قادر خواهید بود آمار استفاده ی کارمندان از پورتال (پرتال) سازمانی طراحی شده را از Google Analytics یا Tryane Analytics (با پرداخت هزینه) دربیاورید. به کمک یک مشاور سازمانی میتوانید طرحی از یک پورتال (پرتال) سازمانی خوب را بدست آورده و سفارش ساخت و برنامه ریزی آن را به گروه فرایند مدار بدهید.